El Ministerio de Justicia de Cuba se enfrenta al reto de agilizar la digitalización del Registro Civil para mejorar la atención ciudadana, salvaguardar la información acumulada durante años y acompasarse al estándar internacional.

Este proceso, iniciado en 2008, tiene el objetivo de agilizar los trámites, facilitar el acceso en línea a certificaciones y garantizar la preservación de documentos. A pesar de los avances logrados en los últimos años, aún existen trabas que dificultan la plena transformación digital del sistema.

Algunos avances

Según Lissete Castillo, directora de Registros de Personas Naturales y Jurídicas, en entrevista concedida a la prensa local, desde el año 2008 comenzó la digitalización de los Registros del Estado Civil, un proceso que va lento.

La cartera de justicia implementó en 2022 un sistema de solicitudes en línea que ha propiciado un avance importante en este proceso de digitalización, a pesar de los retrasos debido a la alta demanda y la falta de personal.

En ese mismo año, ese ministerio emitió más de dos millones de certificaciones, una cifra que se duplicó en 2023, cuando realizó más de 4,9 millones de documentos.

Este aumento exponencial en la demanda impulsa el uso de técnicas de inteligencia artificial para agilizar las respuestas automáticas a las solicitudes online. Sin embargo, cuando la información requerida no está disponible en formato digital, los procesos manuales generan demoras y sobrecargan a las y los trabajadores.

En abril de 2024, solo 25 % de los tomos del Registro del Estado Civil (REC) estaban digitalizados. Mientras 150 oficinas registrales, de las 334 que posee el país, estaban totalmente informatizadas.

La donación de escáneres por parte del Colegio de Gestores Administrativos de España en febrero de este año permitió acelerar el proceso de digitalización en Guantánamo, Granma, Camagüey, Cienfuegos, Pinar del Río y La Habana. Los registros de la capital cubana representan, aproximadamente, el 70 % de los asientos que existen en el país.

“Se están manejando dos aplicaciones: la del escáner y llevar esa información a la nube, y al sistema para trabajar, gracias a las colaboraciones con la Empresa de Tecnologías de la Información para la Defensa (Xetid)”, destacó Castillo.

El uso de tecnología como la firma digital y los códigos QR en los documentos electrónicos igualmente facilita la verificación de autenticidad y el seguimiento de los trámites. Recientemente también se informó sobre la digitalización de la sección de nacimientos del Registro Unificado de La Habana, conformado por un total de 895 tomos.

Hasta el 19 de septiembre de 2024 se habían añadido al sistema digital más de 15 millones de asientos.

Si bien estos avances son importantes, la cobertura aún es limitada, con solo una fracción de las oficinas y tomos completamente digitalizados. Esto también genera desigualdades en el acceso al servicio entre las diferentes provincias.

A más de 15 años del inicio del proceso, aún queda mucho por hacer. La falta de recursos tecnológicos y personal capacitado, junto con las crisis energéticas recurrentes, han ralentizado el proyecto.

Limitaciones persistentes y críticas de los usuarios

Cualquier trámite de un ciudadano ante los llamados servicios públicos del Ministerio de Justicia, puede convertirse en una odisea. A pesar de las intenciones de este organismo, persisten problemas en la prestación de los servicios del Registro Civil.

Hasta el momento, las personas usuarias pueden hacer la solicitud online de varias certificaciones, pero luego deben acudir presencialmente a recoger los documentos.

Aunque la posibilidad de realizar trámites online, mediante la web, fue recibida con entusiasmo por la población, en la práctica muchas personas prefieren ir a las oficinas pues los sistemas en línea no siempre funcionan como se espera.

Las quejas sobre demoras, colas, citas, turnos, maltratos, errores en los documentos y la falta de información son frecuentes. La reventa de turnos y las listas clandestinas en las oficinas son problemas que impactan negativamente en la experiencia usuaria.

La transformación digital no solo requiere infraestructura tecnológica, sino también un cambio en la cultura organizacional y la profesionalidad de los trabajadores.

Apuesta al Folio Único Personal

Uno de los proyectos más ambiciosos del Ministerio de Justicia es la implementación del Folio Único Personal, una herramienta digital que centralizará toda la información civil de los ciudadanos en un solo registro. Es decir, abrirá con el nacimiento de la persona y recogerá toda la información a lo largo de su vida.

Este sistema debe permitir a la ciudadanía acceder a su historial personal de manera rápida, reduciendo los tiempos de espera y facilitando las gestiones administrativas.

El Folio Único promete ser un hito en la modernización del Registro Civil. Permitirá centralizar eventos civiles como nacimientos, matrimonios y defunciones, eliminando la necesidad de buscar documentos en diferentes provincias.

Funcionarios de ese Ministerio han explicado en varias ocasiones que trabajan para que, en un futuro, se pueda recibir el documento digital con el mismo valor que en soporte de papel, sin que la persona tenga que acudir a las oficinas. Contará con toda la seguridad correspondiente y repercutirá en una mayor agilidad y un mejor servicio.

La iniciativa continúa en un momento muy complicado, marcado por la fuerte recaída económica del país, carencia de personal acentuada en el sector estatal y los habituales cortes energéticos. (2024)